Het idee achter Meldbaas ontstond niet van de ene op de andere dag. Ik liep er al langere tijd mee rond.
Binnen IT-dienstverlening is meestal veel informatie beschikbaar. Incidenten, prioriteiten, statussen, streefdata, behandelgroepen en rapportages: aan data ontbreekt het vaak niet. Toch blijft het lastig om snel antwoord te krijgen op een veel praktischere vraag:
“Waar moeten we vandaag echt aandacht aan besteden?”
Om dat duidelijk te krijgen, wordt er gefilterd, geëxporteerd, nagejaagd en gerapporteerd. Er ontstaan spreadsheets, losse actielijsten en soms uitgebreide Power BI-trajecten die veel tijd kosten en voortdurend moeten worden aangepast.
Terwijl de dagelijkse behoefte vaak veel eenvoudiger is: overzicht, focus en weten welke acties als eerste nodig zijn.
Daar begon het idee.
De eerste naam: ServicePulse
De eerste werknaam voor het platform was ServicePulse.
Die naam paste goed bij de oorspronkelijke gedachte. Het platform moest als het ware de hartslag van de IT-dienstverlening zichtbaar maken: waar loopt de druk op, waar ontstaat risico en waar is extra aandacht nodig?
Tijdens de verdere uitwerking bleek dat de naam al door andere organisaties en producten werd gebruikt. Daarmee was ServicePulse geen goede basis voor een herkenbaar eigen merk.
De zoektocht naar een nieuwe naam begon.
De naam moest:
- professioneel genoeg zijn voor organisaties;
- toegankelijk en herkenbaar zijn;
- eenvoudig blijven hangen;
- overzicht en eigenaarschap uitstralen;
- niet klinken als een ingewikkeld technisch product.
Na veel verschillende ideeën kwam Meldbaas voorbij.
Een naam met een knipoog, maar ook met een duidelijke gedachte:
“Word de baas over je meldingen, in plaats van dat de meldingen je werkdag bepalen.”
De naam bleef hangen. Hij is Nederlands, direct en sluit goed aan bij waar het platform voor moet staan: “Grip op incidenten. Directe focus. Elke dag.”
Waarom ik nu echt ben gaan bouwen
Het idee bestond al langer. Toch leek het bouwen van een eigen SaaS-platform lange tijd niet realistisch.
Een professioneel product ontwikkelen vraagt normaal gesproken veel technische kennis, tijd en budget. Zeker naast een reguliere baan is dat een flinke drempel.
De komst en snelle ontwikkeling van AI heeft daarin veel veranderd.
AI maakt het mogelijk om ideeën sneller uit te werken tot:
- functionele specificaties;
- ontwerpen;
- technische keuzes;
- tests en controles;
- documentatie;
- werkende software.
Dat betekent niet dat alles vanzelf gaat. Er moeten nog steeds voortdurend keuzes worden gemaakt, resultaten worden gecontroleerd en fouten worden opgelost.
Maar de technische drempel is wel veel lager geworden.
Daardoor ontstond voor mij de mogelijkheid om niet alleen over het idee na te denken, maar daadwerkelijk te beginnen.
Stap voor stap, met steeds een afgebakend onderdeel.
Van experiment naar serieus project
De eerste vraag was vrij eenvoudig:
“Kunnen we een TOPdesk-export omzetten in een bruikbaar overzicht van incidenten, SLA-risico’s en dagelijkse acties?”
Het begon als een prototype. Eerst de export kunnen inlezen, daarna de velden controleren en vervolgens proberen om de beschikbare data te vertalen naar signalen die in de dagelijkse praktijk bruikbaar zijn.
Al snel begon het prototype vorm te krijgen.
Er kwamen onder andere:
- import- en datakwaliteitscontroles;
- een incidentdashboard;
- SLA Early Warning;
- een dagelijks Actiecentrum;
- filters en exports;
- weekresultaten;
- signalering op ontbrekend eigenaarschap;
- signalering op verouderde updates.
Daarmee werd zichtbaar dat het idee meer kon worden dan een technisch experiment.
Het prototype liet zien hoe bestaande TOPdesk-data kan worden vertaald naar concrete aandachtspunten en opvolgacties. Dat was het moment waarop ik besloot om echt door te pakken.
Niet alleen een mooie demonstratie bouwen, maar stap voor stap werken aan een professioneel en veilig product. Lees ook hoe Meldbaas dagelijkseTOPdesk-incidentsturing benadert en waar SLA Early Warning bij kan helpen.
Meldbaas als praktische aanvulling op TOPdesk
Het doel is niet om TOPdesk te vervangen.
TOPdesk blijft het centrale servicemanagementsysteem en de bron van de gegevens. Meldbaas richt zich juist op de dagelijkse vertaling van die gegevens naar overzicht, risico en actie.
Bijvoorbeeld:
- Welke incidenten vragen vandaag directe aandacht?
- Waar dreigt een SLA-overschrijding?
- Welke incidenten hebben al langere tijd geen update?
- Waar ontbreekt een eigenaar?
- Welke behandelgroepen ervaren de meeste actiedruk?
- Welke signalen wijzen op structurele procesafwijkingen?
Het uiteindelijke doel is dat organisaties die met TOPdesk werken Meldbaas als een duidelijke meerwaarde zien.
Niet alleen omdat het helpt om incidenten op te volgen, maar ook omdat terugkerende afwijkingen inzicht geven in waar processen kunnen worden verbeterd.
Bewust begonnen met TOPdesk-exports
Een koppeling met de TOPdesk API biedt voor de toekomst veel interessante mogelijkheden.
Denk aan:
- automatische dataverversing;
- actuele dashboards;
- signaleringen zonder handmatig exportbestand;
- verdere automatisering van rapportages;
- snellere beschikbaarheid van actuele inzichten.
Die API-mogelijkheden staan nadrukkelijk op de roadmap.
Toch is bewust besloten om de eerste versie op TOPdesk-exports te baseren.
Niet iedere organisatie beschikt direct over het budget, de capaciteit of de technische mogelijkheden voor een API-integratie. Een export is laagdrempeliger en maakt Meldbaas toegankelijk voor zowel kleinere als grotere organisaties.
De eerste werkwijze blijft daardoor overzichtelijk:
Exporteren → controleren → analyseren → actie
Een organisatie moet waarde kunnen ervaren zonder eerst een langdurig technisch implementatieproject te starten. Bekijk ook hoe een gecontroleerde TOPdesk-exportanalyse in die eerste stap past.
Geen eindeloos rapportageproject
Meldbaas moet uiteindelijk een kant-en-klaar hulpmiddel worden.
Geen traject waarin maandenlang wordt gewerkt aan datamodellen, rapportages en dashboards voordat iemand er dagelijks mee kan werken. Geen rapportageomgeving die voortdurend verder moet worden gebouwd voordat de eerste echte waarde zichtbaar wordt.
De basis moet praktisch blijven:
- Lever een gecontroleerde TOPdesk-export aan.
- Controleer de volledigheid en datakwaliteit.
- Bekijk welke incidenten en signalen aandacht vragen.
- Werk vanuit een concrete dagelijkse actielijst.
- Gebruik terugkerende signalen voor procesverbetering.
Iedere organisatie is anders en daarom blijft configuratie belangrijk. Maar de kern van Meldbaas moet direct bruikbaar zijn, zonder dat eerst een volledig maatwerk- of Power BI-traject nodig is.
De volgende stap
De productbasis van Meldbaas is inmiddels gerealiseerd.
De volgende fase richt zich op:
- production hardening;
- formele Pilot Ready-validatie;
- operationele controles;
- voorbereiding op Pilot Ready v1;
- een eerste besloten pilot na formele vrijgave.
Daarna moet vooral de praktijk laten zien:
- welke signaleringen dagelijks echt worden gebruikt;
- waar teams tijd besparen;
- welke informatie helpt bij prioritering;
- welke functies het meeste bijdragen aan betere processturing.
Daarom zoek ik organisaties, consultants en andere ITSM-professionals die met TOPdesk werken en willen meekijken, feedback geven of een demo willen zien.
Meer over de achtergrond en werkwijze lees je ook op de pagina Over Meldbaas.
Meldbaas moet niet alleen technisch goed werken.
Het moet vooral een hulpmiddel worden waarvan gebruikers zeggen:
“Dit geeft mij sneller overzicht en helpt mij bepalen wat vandaag aandacht nodig heeft.”